Основными НПА, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, проводимой бюджетными организациями, являются Закон N 57-З и Инструкция N 180. В данных НПА имеются указания о том, когда надо проводить и как оформить инвентаризацию активов и обязательств, в том числе расчетов.
Алгоритм создания инвентаризации в «Комплекс МАП».
В "Комплекс МАП" заходим в Ввод\Инвентаризация. С помощью кнопки "+" добавляем документ. Появляется окно с выбором МОЛ. Чтобы выбрать нескольких МОЛ, можно выделить с помощью кнопки "слэш" ( / ), в случае если нужно отметить всех МОЛов, нужно нажать "+" на цифровой дополнительной клавиатуре и на экране все строки с МОЛами выделятся синим цветом. После подтверждаем, нажав на "зеленую галку".
В верхней части окна "Разнесение остатков" отображается список выбранных МОЛ – по чьим остаткам будут создаваться документы.
В поле "Один документ по МОЛ" выбираем документ по каждому МОЛ. Если же необходимо создать сводный документ инвентаризации поместив в документ по одному главному МОЛу остатки всех МОЛов - выбираем в данном поле МОЛа.
В поле "С документ №" ставим тот номер, с которого начнется нумерация документов.
Отметка "Очищать исходный документ" устанавливается в том случае, если ранее были созданы документы и их необходимо заменить на новые.
Далее указываем необходимые параметры для формирования документов (баланс, состояние, раздел, группа, источник приобретения, отметки фактическое наличие и рассчитывать неуказанную цену). Нажимаем кнопку "Генерировать" затем кнопку "Ок".
Получаем на экране документы по инвентаризации на каждого МОЛа.
По итогам проведения инвентаризации обычно составляют инвентаризационные описи, а при выявлении расхождений - сличительные ведомости.
В зависимости от объекта инвентаризации выводятся установленные формы документов для оформления проведения инвентаризации:
Основные средства - Инвентаризационная опись ОС. Форма 1-инв;
Нематериальные активы - Инвентаризационная опись НМА. Форма 2-инв;
Оборотные активы - Инвентаризационная опись оборотных активов. Форма 6-инв;
Ценные бумаги, бланки строгой отчетности - Инвентаризационная опись ценных бумаг, бланков строгой отчетности. Форма 13-инв.
Любое отклонение факта от учета комиссия заносит в сличительную ведомость (ч. 1 п. 70 Инструкции N 180).
Если по результат инвентаризации выявлены излишки или недостачи, необходимо открыть документ по нужному МОЛу и внести в столбцах "фактически" фактическое наличие. Соответственно столбцы недостача и излишки заполнятся автоматически (разница между бухгалтерским остатком и фактом). Выводим в МАП Инвентаризационная опись (сличительная ведомость).
Для того, чтобы вывести инвентаризационную опись в Комплекс МАП необходимо в зависимости от задачи выбрать:
в задаче Основные средства - Отчеты\Бланки, формы\Инвентаризационная опись основных средств;
в задаче Материалы и Отдельные предметы в составе оборотных средств - Отчеты\Бланки, формы\Инвентаризационная опись оборотных активов;
в задаче Бланки строгой отчетности - Отчеты\Инвентаризационная опись БСО по документу.При выводе Инвентаризационной описи понадобится выбрать комиссию.
Как создать комиссию?
1. Заходим Справочники\Организации\Комиссии.
2. Добавляем комиссию (называем например Инвентаризация). Ставиv номер и дату приказа , выбираем тип комиссии (чтобы добавить нужно зайти Справочники\Организации\Тип комиссии).
3. Добавляем строку в поле ФИО с помощью кнопки плюс (внизу, слева). Выбираем нужного сотрудника. Если является председателем напротив ставим отметку.
4. Добавляем нужное количество строк с ФИО.
Заходим Отчеты\Бланки, формы\Инвентаризационная опись. В поле Комиссия указываем созданную комиссию.
Для того, чтобы в Инвентаризационной описи пропечатывалось фактическое наличие необходимо поставить отметку "Печатать фактическое наличие" в фильтре.
ВАЖНО: начало периода в отчёте не должно быть раньше, чем дата начала действия комиссии.
